Kolumne: Mail-Chaos

Das Jahr 2014 hat angefangen und wie viele andere Menschen dieser Tage, habe ich mir einmal vorgenommen einen Neujahrsputz zu veranstalten. Nicht nur die Wohnung soll glänzen, die Akten sortiert im Schrank stehen, sondern auch der heimische Computer sollte einmal von Dateileichen gerettet werden. Ordner mit alten Programmen, Installationsdateien und Windows XP Images sind mittlerweile obsolet.

Als letztes habe ich mir meine Keepass-Datenbank angeschaut und bin nun selbst erstaunt, wofür ich überhaupt alles einmal Accounts angelegt habe. Besonders fallen mir die Accounts für Mail-Provider auf. Doch was tun, wenn man selbst merkt, dass man Mail-Accounts bei Web.de, Microsoft, Strato, Google usw. hat? Wie soll man den Überblick behalten? Wie soll man die Mails verwalten? Die Fragen habe ich mir gestellt und versuche dazu ein eigenes Fazit und Lösung zu finden.

Die Mail-Provider – Eine Historie

In meinen Anfangszeiten im Internet und vor ca. 10 Jahren gab es noch eine überschaubare Anzahl an Freemail-Providern (u.a. Web.de, GMX.net). Damals viel meine Wahl auf Web.de. Gründe waren recht simpel, das Postfach war kostenlos und in meinem Bekanntenkreis waren alle damit zufrieden. Später merkte ich, dass das Postfach doch recht klein war und die Beschränkungen im DSL-Zeitalter in Bezug auf Mailanhängen waren für mich nicht mehr zeitgemäß.

Google betrat das Feld der kostenlosen Internet-Dienste (jenseits der Suchmaschine). GoogleMail wurde für jeden Benutzer frei zugänglich. Speicherplatz im großen Stil und eine performante und schnelle Oberfläche überzeugten auch schon in den frühen Tagen. Weiterer Pluspunkt: Auch schon in den frühen Betaphasen konnten Mails per POP3 und sogar IMAP mit Microsoft Outlook (2003) und anderen Programmen empfangen werden. Eine Bereicherung für jede Person, die leider durch Experimente seinen Rechner mehrmals installieren muss. GoogleMail war bis vor wenigen Tagen noch mein primärer Mail-Provider.

Mein erstes richtiges Smartphone war ein iPhone 3GS. Jeder, der schon einmal ein Apple Produkt hatte wird sich wohl oder übel eine AppleID (oder das damalige Pendant, Dienste werden ja mehrmals umbenannt) angelegt haben müssen. In diesem Zuge wurde mir eine weitere Mailadresse bei Apple angelegt. Diese habe ich jedoch nie genutzt.

Auch jeder, der sich einmal eine Testversion von Microsoft-Produkten besorgen oder den alten MSN-Messenger nutzen wollte, der musste sich bei Microsoft registrieren. Wieder Mail-Adressen unter @hotmail oder @live.de. Für mich war diese Registrierung nur ein Mittel um an die Downloads zu gelangen.

Anfang des Jahres 2013 habe ich als kleines Technikprojekt mich mit Webseiten-Gestaltung befasst. Bei Strato habe ich mir ein kleines Paket gegönnt. Automatisch bekommt man mit diversen Domänen auch die Möglichkeit auch unter diesen Domänen per Mail erreichbar zu sein. Außerdem benötigt jede richtige Webseite „Dummy-Accounts“ wie z.B. eine Info-Adresse. Strato ist in diesem Zusammenhang zwar nicht kostenlos, aber „fast“.

Doch wo führt das im Endeffekt hin?

Zu Hause stehen bei mir mittlerweile zwei Rechner, ein Tablet und ein Smartphone. Überall möchte man seine Mails abrufen können, am besten überall den gleichen Stand der Mails bereit haben. Bisher bin ich mit GoogleMail sehr zufrieden gewesen, Outlook 2010 und iPhone kamen super mit IMAP zurecht und alles wurde ordnungsgemäß synchronisiert. Dann kam der Tag, der für jeden einen Horror darstellt, mein aktuelles iPhone 4S wurde mir gestohlen. Als Ersatz kehrte ich Apple den Rücken und wechselte, auf Grund des Preises, in das Microsoft-Lager und es wurde ein Nokia Lumia 920 mit Windows Phone 8. Hinzu kommt, dass ich günstig an Microsoft Office 2013 Pro Plus kam und mittlerweile Windows 8 Nutzer mit Leib und Seele bin.

Zu meinem Bedauern muss ich feststellen, dass die Mail-Synchronisierung zwischen den neuen Produkten mit dem IMAP-Protokoll nicht wirklich gut funktioniert. Anscheinend hat Microsoft viel geändert, sodass z.B. mein Lumia mit Windows Phone 8 gerne einmal Mails verschluckt und erst nach langem Suchen im falschen Mail-Ordner finde. Die Situation unter Outlook 2013 oder der Windows 8 eigenen Mail-App ist ähnlich schwierig.

Ein Szenario

Doch welcher von den Mail-Anbietern ist für meine Problematik die Lösung? Die Lösung kommt wie gewohnt aus dem eigenen Hause, mittlerweile nennt Microsoft seinen Mail-Dienst „Outlook.com“ und ist mit der Oberfläche genauso wie man es unter Windows 8 gewohnt ist recht „kachelig“. Über Geschmack lässt sich ja bekanntlich streiten! Die Erwartung an ein funktionierendes Microsoft-Ökosystem mit Mails und Kontakten und deren Synchronisierung ist absolut erfüllt. Alles klappt wie es soll und das auch noch schnell.

Das viel größere Problem ist: Wie soll man all seine Mails auf einen neuen Anbieter bekommen? Bei 1000 Mails und diversen Ordnern ist das recht umständlich, nicht jeder nutzt fest installierte Programme, wo man eine Datensicherung erstellen kann. Auch ist das Problem, dass ich durch die knapp halbes Duzend Accounts auch knapp 30 Mailadressen und Aliase habe. Es ist fast unmöglich zu wissen, wo man sich mit welcher Adresse einmal registriert hat, oder wer welche Adresse von einem als Kontakt bekommen hat.

Zum Glück bieten alle Anbieter heutzutage die Möglichkeit an die Mails an andere Adressen weiterzuleiten. So bekommen die Freunde und Bekannte die neue Adresse leicht mit wenn man auf eine weitergeleitete Mail antwortet und ist noch über die alte Adresse erreichbar. Auf Grund meiner sauber gepflegten Datenbank bin ich auch nun dabei meine Dienste auf meine neue Mailadresse umzustellen.

Das gute an Outlook.com ist, dass Microsoft ein Import-Web-Tool anbietet die gesamten Mails und Kontakte 1 zu 1 von GoogleMail zu Microsoft umzuziehen. Bei 1087 Mails dauert das im Schnitt 10-15 Minuten, durch die verschiedenen Schritte wird man selbsterklärend und mit Anleitungen durch den Prozess mit Info-Mails geleitet. Einfacher geht es nicht. Das Toll ermöglicht es auch diverse andere alte Anbieter zu Outlook.com umzuziehen, diese konnte ich jedoch z.B. mit Yahoo nicht testen, da dort keine Mails von mir lagern.

Fazit

Jeder Anwender und Turbo-Mailer wird selten seinen Mail-Provider wechseln, andere werden keine Einschränkungen haben, wenn Sie ein neues Smartphone bekommen. Es ist meist recht selten, dass ein Apple-Jünger auf ein Samsung Gerät mit Android umsteigt. Andere werden beim Wechsel sogar keine Änderungen bemerken.

Es ist jedoch heutzutage sehr einfach den Mailanbieter zu wechseln und vor allem ist es völlig egal, solange man mit den Angeboten zurechtkommt, die man gerade nutzt. All dieses ist in meinen Augen eine Glaubensfrage. Jeder Anbieter hat seine Vor- und Nachteile, die jeder für sich selbst abwägen muss. Ich bin mit Microsofts Outlook.com sehr zufrieden, war es aber auch mit GoogleMail oder Strato.

Wie sieht es bei euch aus? Welche Erfahrungen habt Ihr gesammelt oder wie regelt Ihr euren Datenverkehr? Ich bin gespannt!

Hinweis: Der Artikel beinhaltet persönliche Meinungen und Einstellungen und wird nicht unbedingt von der ganzen Redaktion geteilt!